Minder werk met indeelregels

Met indeelregels kan je jezelf veel werk besparen en wordt het regelmatig bijhouden van je financiële administratie veel eenvoudiger. De basis functie van een indeelregel is om een transactie automatisch toe te kennen aan een categorie en optioneel er een overboeking van te maken. Daarnaast zijn er met een indeelregel aanvullende acties mogelijk zoals bijvoorbeld het automatisch splitsen van een transactie.

De basis: de indeelregel

De indeelregels kan je beheren via bankrekeningen beheren --> categorieën beheren --> beheer regels. Nadat je hier beland toont Pfinking alle regels die op dit moment in jouw administratie vastgelegd zijn. Merk op dat standaard elke gebruiker van Pfinking een uitgebreide set indeel regels krijgt die hier ook getoond worden.

Na het importeren van transacties bij je bank of na het klikken op de knop toepassen --> ok zal Pfinking de indeelregels toepassen op je administratie. Elke regel kan worden gewijzigd of verwijderd. Standaard zijn de regels gesorteerd op de categorienaam waarnaar deze regel indeelt. Je kunt dit omzetten naar een weergave in volgorde van uitvoeren. In de rechtbovenhoek kan je switchen tussen gesorteerd op categorienaam of volgorde door op de getallen of cat. te klikken. Indien de regels worden getoond op volgorde vanuitvoeren kan je de volgorde van uitvoeren aanpassen door een regel beet te pakken en te verslepen naar de gewenste lokatie.

Verder is het mogelijk een indeelregel, in plaats van permanent te verwijderen, tijdelijk uit te schakelen zodat deze niet meer meedoet bij indeelacties.

De mogelijkheden met een indeelregel

Een indeelregel bestaat uit een handige naam die je zelf kunt toewijzen.

Het belangrijkste onderdeel van de indeelregel is de lijst met een of meerdere teksten waarvan er één moet voorkomen in de transactie voordat de regel wordt uitgevoerd op die transactie. Pfinking doorzoekt de memo en omschrijvingsgegevens van de transactie of deze overeenkomen met een of meerdere teksten in de lijst met teksten behorende bij de regel.

Bij het scannen van teksten in transacties wordt er hoofdletter ongevoelig gekeken of de teksten overeenkomen met de tekst in de indeelregel.

Vervolgens kan je bij de indeelregel aangeven of deze alleen wordt uitgevoerd bij betalingen, stortingen of in beide gevallen. Het laatste belangrijke onderdeel van een indeelregel is uiteindelijk de categorie waarin de transactie moet worden ingedeeld.

In meer specifieke gevallen kan je nog aanvullende condities opgeven die bepalen of en wanneer de indeelregel wordt uitgevoerd:

• Betreft de transactie een overboeking van of naar een bankrekening in je eigen Pfinking administratie?
• Een minimum en/of maximum bedrag die de transactie moet heben om de indeelregel af te laten gaan.
• Een start en/of einddatum waarbinnen de transactie moet vallen om de indeelregel af te laten gaan.
• Een specieke dag in de week of in de maand waarop de transactie moet vallen om de indeelregel uit te laten voeren. Bijvoorbeeld elke 21e van de maand.

Afsluitend is het nog mogelijk om de transactie om te zetten naar een overboeking naar een andere bankrekening in je Pfinking administratie. Dit is bijvoorbeeld makkelijk ingevallen dat een spaarrekening niet met een apart rekeningnummer wordt aangemerkt in het gedownloade transactiebestand dat je bij je bank ophaalt.

Aanvullende acties met indeelregels

Het is mogelijk om aan een indeelregel een aantal aanvullende geautomatiseerde acties te hangen die je nog meer werk uit handen neemt. Je kunt de aanvullende acties toevoegen of verwijderen door op het aanvullende actie icon te klikken bij een indeelregel.

De volgende anvullende acties zijn mogelijk:

• Het automatisch splitsen van een transactie. Je kunt een of meerdere vaste bedragen of een percentages opgeven waarin de transactie moet worden opgesplitst. Per opgesplitst deel kan je de categorie opgegeven waarin deze moet worden ingedeeld. Je kunt ook het te splitsen deel laten berekenen op basis van de maand/ jaarrente van een bankrekening en het actuele saldo. Handig indien je bijvoorbeeld een aflossing op een lening automatisch wilt splitsen in een aflossingsdeel en een te betalen debetrente deel.

Automatisch splitsen in: aflossing lening en betalen maandrente

Stel je hebt een persoonlijke lening vastgelegd in Pfinking:

* naam: persoonlijke lening
* soort bankrekening: lening
* jaarrente: 8,25%
* balans €-5.000

Je maakt nu een indeelregel aan die een transactie herkent en omzet als een transactie in de categorie aflossen lening en een overboeking naar: persoonlijke lening. Vervolgens maak je een aanvullende splitsingsregel die de transactie percentueel splitst op basis van de maandrente van een bankrekening. Aanvullend geef je aan: de persoonlijke lening en de categorie waarin het te splitsen bedrag moet worden ingedeeld, bijvoorbeeld debetrente.

Pfinking kan nu op basis van de jaarrente en de balans de te betalen maandrente berekenen en de transactie opsplitsen.

Het omgekeerde werkt natuurlijk ook indien je bijvoorbeeld geld investeerd waarop je maandelijks een aflossing en creditrente ontvangt.

• Automatisch herplannen van een geplande transactie. Je kunt hier aangeven dat de betreffende transactie overeenkomt met een geplande transactie (die bijvoorbeeld maandelijks terugkomt) en deze laten herplannen (doorschuiven) naar bijvoorbeeld de volgende maand. In het planningsoverzicht wordt dit dan verwerkt en is duidelijk dat bijvoorbeeld kosten voor gas en elektra deze maand zijn betaald en pas volgende maand weer terugkomen. Deze regel werkt overigens alleen nadat je de geïmporteerde transacties hebt geaccepteerd omdat dit het enige juiste moment voor herplannen is. Immers de transactie wordt ingelezen en door jouw geaccepteerd als onderdeel van je administratie.
• Automatische vervolg transacties opvoeren. Met deze mogelijkheid kan je automatisch een of meerdere vervolg transacties laten opvoeren op basis van de geïmporteerde transactie. Dit is bijvoorbeeld handig in die gevallen dat je bepaalde bruto onderdelen van je salaris (in nederland bijvoorbeeld de vergoeding ziektekosten verzekering door de werkgever) toch wil opvoeren. Je kunt in dit geval dan twee vervolg transacties opvoeren die worden opgevoerd nadat je een transactie met je salaris hebt ontvangen: 1.) de bruto ziektekosten vergoeding van je werkgever 2.) de premie die je daadwerkelijk bruto betaald voor je ziektekosten verzekering. De uitgaven aan je ziektekosten verzekering kan je in deze gevalen dan ook volgen in rapportages en grafieken. Deze functie werkt alleen bij het importeren van transacties zodat je het resultaat van deze regel kunt bekijken in het importeerregister en vandaaruit kunt accepten.

Met de indeelregel mogelijkheden kan je naar verloop van tijd en opbouw van ervaring enorm veel tijd besparen bij het bijwerken van je administratie. Het regelmatig importeren van je banktransacties is in die gevallen dan vaak voldoende en de rest gaat vanzelf!