Bankrekeningen bijwerken
Bij elke bankrekening kan je transacties vastleggen die de balans van de bankrekening beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan:
- geld dat je opneemt via een betaal automaat.
- een storting van bedrag dat je bij een bankkantoor doet.
- de betaling van de boodschappen bij de supermarkt.
- het overboeken van een bedrag van je betaalrekening naar een spaarrekening.
- de aankoop van aandelen.
- het ontvangen van dividend of rente.
Een bankrekening bevat alle transacties die voor die bankrekening gelden. Een transactie kan je handmatig invoeren of importeren via een gedownload transactiebestand bij je bank.
Invoeren of wijzigen van een transactie in het transactieregister
Kies vanuit je bankrekeningen beheren een bankrekening (geen beleggingsrekening!) en klik op het vergrootglas of de naam van de bankrekening. Vervolgens wordt het transactieregister getoond van de betreffende bankrekening. Vanuit het transactieregister kan je bijvoorbeeld handmatig een nieuwe transactie opvoeren. Klik hiervoor op de lege regel die als laatste aan het transactieregister is toegevoegd.
Je transacties in het transactieregister zijn eenvoudig te sorteren door op de kolommen boven aan het transactieregister te klikken. Verder is er een mogelijkheid om alleen transacties te tonen die voldoen aan bepaalde voorwaarde zoals een periode waarin ze liggen of indien ze bepaalde teksten bevatten. Daarnaast is ook het balans verloop van de bankrekening in een grafiek vorm te bekijken.
Een transactie moet altijd worden voorzien van een datum en een bedrag. Bij het aanklikken op een lege regel voor een nieuwe transactie of het klikken op een bestaande transactie verschijnt het transactie detail panel. Vanuit dit panel kan je alle eigenschappen van de transactie wijzigen.
Klik op het kruisje om aanpassingen aan de transactie te annuleren of klik op het correct icoon om de transactie op te slaan.
Een slechte muisdag?
- Je kunt tussen de verschillende velden in het transactie panel springen door gebruik te maken van de tab toets.
- Pfinking bespaart je type handelingen door, indien je een deel van een omschrijving intikt, je voorstellen voor omschrijvingen te doen op basis van je bestaande transacties.
Importeren van transacties
Onder het importeren van transacties wordt verstaan dat je de transactiesgegevens die je hebt gedownload bij je bank of zelf hebt samengesteld in een spreadsheet inleest in Pfinking met als doel dat ze onderdeel gaan vormen van je administratie.
Het importeren van transacties gaat altijd via een importeerregister. Het importeerregister is een soort voorportaal waarin je je transacties van je bank kunt inlezen zonder dat deze al een effect hebben op je administratie. Met deze tussenstap wordt je administratie extra beschermd tegen mogelijk verkeerd importeren.
De geïmporteerde transacties kan je in het importregister bekijken, aanpassen, verwijderen of accepteren zodat ze onderdeel gaan vormen van je administratie.
Merk op dat Pfinking enkele controles uitvoert bij het importeren van een transactie bestand zoals of je transacties vermoedelijk al voorkomen in je administratie. Om in dit geval dubbele transactie te voorkomen worden deze eruit gefilterd. Pfinking zal je er wel op wijze dat er dubbele transacties zijn aangetroffen en tonen welke het betreft.
Het importeren kan je doen vanuit het menu bankrekeningen importeren of vanuit een bankrekening zelf door hiervan eerst het transactie register te openen. In dit laatste geval geef je ook als tip aan Pfinking dat het te importeren bestand moet worden geimporteerd in de geopende bankrekening. In het eerste geval zal Pfinking zelf proberen te achterhalen naar welke bankrekening moet worden geïmporteerd of dit vragen.
Tips voor het importeren van transacties
In Nederland is het helaas nog steeds een uitdaging om transactiebestanden van banken te gebruiken in een applicatie. Niet zozeer omdat dit technisch lastig is maar meer omdat elke bank zijn eigen, vaak niet (openbaar) gedocumenteerde, standaard gebruikt. Daarom zijn we altijd afhankelijk van Pfinking gebruikers die problemen met importeren aanmelden en in het beste geval ook bruikbare voorbeeld bestanden aanleveren.
Wij vinden in ieder geval dat het niet ondersteunen van een bepaald bank bestandsformaat nooit een rede zou mogen zijn om Pfinking niet te gebruiken. Meld problemen rustig bij ons aan! Onder vind je van tips over die bank bestandsformaten waar je van op de hoogte moet zijn om ze succesvol te kunnen gebruiken.
| Instelling | Bestandsformaat | Tip |
|---|---|---|
| SNS bank | CSV formaat. | Indien je bij SNS bank je transacties download in CSV formaat zal SNS bank dit verpakt als .zip bestand aan je leveren. Pak het .zip bestand eerst uit (unzip) voordat je deze in Pfinking gaat importeren. Het uitgepakte .CSV bestand kan Pfinking goed inlezen. |
| Alex | XLS formaat. | Helaas werkt Pfinking niet direct met het formaat dat Alex levert. Je dient het gedownloade Excel (.xls) bestand op te slaan als Excel werkmap (97-2003). Voor PC/Mac gebruikers zonder Excel is dit mogelijk met de gratis LibreOffice. Mogelijk dat we in de toekomst het Alex formaat direct gaan ondersteunen maar voorlopig het advies aan Alex om een open standaard te gebruiken. (Benieuwd of ze het overnemen!) |
Een overboeking tussen meerde bankrekeningen vastleggen
Een overboeking van bijvoorbeeld een betaalrekening naar een spaarrekening kan handmatig worden ingevoerd als een normale transactie. Voer een nieuwe transactie op en kies in het categorie onderdeel eerst de betreffende bankrekening waarnaar/ waarvan overgeboekt moet gaan worden. Je bankrekeningen staan onderaan in de categorielijst. Vervolgens kun je een categorie toewijzen aan de overboeking zelf, bijvoorbeeld sparen.
Naast het invoeren van een handmatige overboeking zijn er twee manieren om je overboekingen automatisch vast te laten leggen door Pfinking.
- Indien het transactie bestand van je bank dat je import in Pfinking bankrekening nummers bevat zal Pfinking automatisch de correcte overboeking vastleggen. Zie hiervoor Overzicht met bankrekeningen
- Met behulp van een automatische indeelregel. Maak een indeelregel aan die afhankelijk van de eigenschappen van de transactie een overboeking aanmaakt tussen meerdere bankrekeningen.
Een transactie verdelen over meerdere categorieën (splitsen)
Het komt wel eens voor dat je een uitgaven doet die je wilt verdelen over meerde categorieën. Stel je koopt een broodje en wasmiddelen bij de supermarkt. Het broodje valt onder de categorie lunch en de wasmiddelen onder levensonderhoud. Bij het afrekenen met je pinpas bij de kassa wordt er maar één transactie vastgelegd voor beide uitgaven.
In deze situaties kan je gebruik maken van het splitsen van een transactie. Splits de transactie in twee of meerdere detail transacties. Per detail transactie geef je het bedrag aan en eventueel een detail toelichting. De som van alle detail transacties moet overeenkomen met het totaal van de transactie. Naast het toekennen van een categorie aan een deeltransactie is het ook mogelijk net als bij een normale transactie een overboeking vast te leggen.